Sjov med Word

HR-systemet i Folkekirkens Nødhjælp

Nu hvor vi begynder stort set forfra med det nye HR-system, har jeg samlet alverdens blanketter sammen, og lavet en bruttoliste over de felter, der er behov for. Herefter har jeg dannet en nettoliste, hvor alle gengangerne er luget ud – fx registrerer vi pasnummer adskillige gange. Sådan skal det naturligvis ikke være.

Opgørelsen viste, at vi kan spare 120 felter pr. medarbejder ved kun at registrere oplysningerne én gang. Der er altså rigtig mange penge at spare ved den øvelse. Og det skal siges, at det naturligvis ikke gælder alle medarbejdere. De skal ikke alle have alle felter knyttet til sig, men alligevel er der et besparelsespotentiale.

Herefter holdt vi et møde med de vigtigste interessenter/dataejere herunder hende der skal udvikle HR-systemet som et subsystem til økonomisystemet. Det er den medarbejder, jeg skal “klæde på” til opgaven.

Mødet var forfærdeligt. Jeg kunne slet ikke følge med, jeg blev overrulet den ene gang efter den anden, jeg mistede fuldstændig overblikket, der var flere ting, jeg ikke kunne huske og jeg kunne ikke engang finde ud af, hvor langt vi var nået og var faktisk tæt på at græde. Men det nægtede jeg inden i mig selv.

Sune deltog. Efter mødet gik jeg ind til ham og sagde, at det gjorde jeg ikke en gang til – altså deltage i den type af møder. Han havde et godt og rigtigt synspunkt: Det handlede om, at vi begge to vil have kontrollen. Jeg er enig. Og måske tager jeg for stort ejerskab til mine opgaver.

Nu “ejer” den omtalte medarbejder regnearket med alle datafelter og tilhørende beskrivelser, og vi kan jo ikke begge to styre det. Så jeg har sagt, at det samarbejde ikke går an. Jeg bliver for sårbar. Og jeg er slet ikke ked af at overgive den opgave. HR-systemet hænger mig langt ud af halsen blandt andet fordi, det er min opfattelse, at vi ikke er nået et skridt videre.

Jeg har fået andre og bedre opgaver:

Sjov med Word

Endelig kommer vi til det emne, som hele artiklen burde handle om. Jeg skulle bare have luft først.

På intranettet har vi et “Restrictet area” som kun HR må tilgå. Her findes “milliarder” af filer om medarbejderne fx udfyldte ansættelsesbreve. Tillige ligger der i et sindrigt system af mapper en række standardbreve, der skal bruges til kontrakter. Indtil videre er det helt almindelige *.doc-filer i Word, som vi bare fylder det nye indhold i (altså fx den nye medarbejders navn, afdeling osv.). Når det hele er rettet til, gemmes filen bare under et nyt navn. Vi kalder dem skabeloner, men det er det altså ikke.

Sune har nogle ønsker, og jeg har vist frie hænder:

  • Mere læsbar font både på skærm, tablet og selvfølgelig på papir.
  • Sproglig gennemgang herunder evt. bedre læsbarhed fx ved at bryde lange afsnit op i flere.
  • Jeg har selv foreslået:
    • Rigtige skabeloner.
    • Rigtige felter.
    • Det var han med på.

Læsbarhed og sprog er jo nogle af mine kæpheste, så det er fedt. Og det er fedt at rode med Word og lære noget nyt.

Jeg har valgt “Verdana” som font i størrelse 11 på baggrund af artikler af Niels Gamborg og Jacob Nielsen.

Der skal som hovedregel ikke pilles ret meget ved sproget, for det er rigtig fint. Jeg har bare sat nogle kommaer, rettet lidt kancellisprog mv.

Skabelonerne og felterne

Jeg har aldrig rodet med den slags før, men jeg har det som Pippi Langstrømpe med den slags: “Det har jeg aldrig prøvet før, så det kan jeg sikkert godt” 🙂

Jeg abonnerer på Lene Fredborgs Word Blog, og hun er ganske enkelt en haj til Word. Jeg vovede at spørge hende, hvordan jeg kom i gang, også selv om det var til arbejdsbrug.

Hun sendte mig dette helt perfekte link: “Word 2013 – hvordan laves et indtastningsfelt.” Jeg sendte de eksisterende *.doc filer hjem til mig selv, fordi jeg har svært ved at koncentrere mig om at lære nyt derinde. Jeg er nødt til at have ro omkring mig.

I linket er det disse sætninger, der er centrale:

MacroButton-felter:
Du kan gøre sådan for at lave et MacroButton-felt (eller bruge dialogboksen til felter):

1. Tast Ctrl+F9 for at indsætte et sæt feltklammer (kan ikke skrives med alm. tegn).
2. Skriv følgende mellem feltklammerne:

MacroButton NoMacro Tekst her

Herregud – så simpelt og så effektfuldt. Da jeg lige havde lavet et par felter og forstået modellen, gik det stærkt.

Herudover har jeg lavet alle datoer om til felter, hvor det eneste man skal gøre er at trykke F9 på feltet, for at få det sat til dags dato.

Det sidste, der skulle tages stilling til var, hvordan og hvor dokumenterne skulle gemmes, for at det bliver til en rigtig skabelon, som man kalder frem, når man trykker på “Ny” i Word.

Jeg har ikke været helt stringent, for den ene er blevet til *.dotm, mens den anden er blevet til *.dotx. Jeg ved faktisk ikke, hvad forskellen er, men det kan undersøges.

Skabelonerne skal gemmes i mappen “Brugerdefinerede Office-skabeloner”. Hos mig fungerer følgende “D:\Dokumenter\Brugerdefinerede Office-skabeloner”. Jeg skal have talt med IT om, hvor jeg gemmer dem på selve netværket, for det ville være helt skørt at installere dem på den enkelte PC.

Det har været sjovt, og der er heldigvis flere “skabeloner”, der skal rettes.

 

4 replies
    • Stegemüller
      Stegemüller says:

      @ Jørgen

      Det er da bare dejligt. Jeg er kun glad over at kunne være til inspiration.
      Jeg synes faktisk, at The Old Reader er en rigtig god løsning.

      Svar
  1. Inge
    Inge says:

    Dejligt du har fået nogle gode opgaver.

    *.dotm skabeloner er skabeloner med makroer og *.dotx er en skabelon uden makroer.

    Vi synkroniserer alle skabeloner ud på alle pc’er når medarbejderne logger på firmanetværket. Det giver adgang til skabelonerne også når medarbejderne ikke er på vores interne netværk, samtidig er der aldrig nogen der har fat direkte i skabelonerne, de tilgår altid deres “egne” skabeloner. Vi har før prøvet at køre med rene netværksskabeloner, men det fungerer altid og bedre når de ligger på hver enkelt pc.

    Svar
    • Stegemüller
      Stegemüller says:

      @ Inge

      Tusind tak for værdifulde informationer.

      Jeg kan se, jeg har valgt den rigtige type til mine skabeloner: *.dotm

      Jeg sender din information om “gemmesteder”, videre til vores IT-afdeling. Tusind tak for hjælpen.

      Svar

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *