/12 Kommentarer/i /af

Uklart

Dum dag

Den medarbejder i Second Hand Unit, der på en eller anden vis har ansvar for at give mig opgaver og at introducere mig til dem, evner simpelthen ikke at forklare formål og metode!

Hvis hun skriver en mail om, hvad det er, hun har brug for, bliver jeg nødt til at spørge nærmere til det, for jeg forstår ganske enkelt ikke bestillingen. Det er ikke beskrevet som 1) formål 2) metode 3) naturlige afvigelser fra metoden 4) evt. forudgående gennemgang af paradigmer.

Hvor svært kan det være at beskrive formål og ønsker? Nu skal jeg også være retfærdig: Der er ikke ret mange mennesker, der kan forklare sig umisforståeligt – og det gælder både på skrift og i tale; jeg oplever det flere gange om ugen.

Når jeg bliver nødt til at stille afklarende spørgsmål, er det mig, der kommer til at føle mig dum, og det, synes jeg faktisk, ikke er rimeligt, når jeg ved, det er usandt.

Jeg ved godt, at jeg er ekstremt struktureret inde i hovedet, og ikke kan forvente det samme af andre mennesker. Noget af det skyldes, at jeg skal kompensere for de kognitive problemstillinger, og noget af det er, “sådan er jeg bare”.

Hvordan i alverden skulle jeg vide, hvilke butikker, der også sælger møbler, at Søborg Hovedgades to adresser er slået sammen til én, men at der skal være tre regnskaber osv?

Vedkommende kan ikke forklare sig, så jeg er sikker på at forstå det, hvorpå jeg bliver nødt til at spørge om det samme flere gange. Det er ikke særlig fedt. Nu har jeg så besluttet bare at skrive spørgsmålene ned, og så må vi lave en samlet gennemgang.

Det var det, der gjorde det til en dum dag. Nu bygger jeg mine egne Excelark, så jeg ikke skal gætte tidligere tankerækker hos andre medarbejdere.

Om lidt kommer “min præst”. Det er vist meget godt.

/13 Kommentarer/i , , /af , ,

Natteroderi

Oppegående

Da jeg havde været i bad og lavet kaffe, kom jeg til at se på uret. Det viste 23:18. Så var jeg altså stået op 6½ time for tidligt. Jeg kunne selvfølgelig blive oppe (en slags “oppegående”), men jeg kunne også blive heroppe med det formål at lege lidt med to ny programmer: “Icecream Screen Recorder” og “Icecream Slideshow Maker” De kan lave skærmbilleder og optage små videoer. Jeg har bikset en del med det allerede, og det er faktisk ret sjovt/irriterende.

Der er vældige manualer med, men at få dem læst… Jeg har haft så meget bøvl med det, og har været nødt til at skrive til deres support, at jeg ikke tror, det vil være godt med en guide til i hvert fald “Icecream Screen Recorder”. Jeg vant til forskellige programmer, og jeg tillader mig at tænke, at hvis jeg ikke kan få det til at fungere, er der nok også et par andre, der heller ikke kan.

Softwareguides

Det går rigtig godt fremad med mine softwareguides på supportsiden. Det er nu ved at være muligt at se ende på det, jeg har kaldet “ønskelisten”. Der ligger lige nu 92 sider i WordPress, og de 88 er mine, enten fordi jeg har skrevet det hele selv (90 pct.) eller fordi, jeg har været meget involveret. Under alle omstændigheder har jeg været involveret i hver eneste i forbindelse med opsætning, stavekorrektur og indholdskorrektur.

Af og til har jeg fået bidrag fra mennesker, der virkelig ikke kan formulere sig, hvor jeg har siddet og kæmpet for bare at forstå, hvad det var, der stod – altså hvad var meningen? I de tilfælde ville jeg faktisk foretrække at lave det hele selv. Det ville være hurtigere og lettere. Det er bare en hårfin balance: jeg vil på den ene side gerne have bidrag, og på den anden side skal de have en vis kvalitet, så alle guides på siden får den samme standard, som man så efter forgodtbefindende kan kalde lav eller høj.

Jeg har udarbejdet en vejledning, men så vidt jeg vurdere ud fra bidragene, bliver den ikke læst. Men det er jo på samme måde som jeg ikke selv orker at læse manualer.

Det store regneark i FKN

Jeg har tidligere omtalt det gigantiske regneark, jeg har overtaget og nu skal ajourføre. Det er lige ved at vælte mig af pinden. Indholdet er sådan interessant nok, fx er der inddraget parametre som m² og andel af indvandrere for at forstå butikkens omsætning. Jeg aner bare ikke, hvor jeg skal finde de data henne. Der er selvfølgelig Danmarks Statistiks “Statistikbanken”, men de opdeler ikke landet på samme måde, som vi gør, og i øvrigt ved de ikke noget om vores m² 🙂

Jeg har tænkt mig at lave en lang liste over de oplysninger, der skal bruges, og så simpelthen spørge mig frem, for at finde ud af, hvem der måtte have oplysningerne.

Jeg havde i mandags et lille møde med en fra “dataanalysegruppen” eller sådan noget. Han var også ved at dåne, da han så det. Det var jeg egl. lidt glad for. Jeg tror jo altid, det er mig, der er noget galt med.

/9 Kommentarer/i , , /af , ,

‘Kæft hvor er hun bare dygtig

At have en mission

Jeg elsker at arbejde for Folkekirkens Nødhjælp. Vi har alle en mission. Vi kommer ikke bare for at tjene daglønnen.

Jeg er stolt af at have Birgitte Qvist Sørensen som min øverste chef. Her er hendes nytårstale. Hun fokuserer på et Malawi, der er glemt, fordi der ikke er nogen krig. Mennesker i Malawi sulter, men ingen tager det sig til sig. Det skal vi i Folkekirkens Nødhjælp sende vores ressourcer dertil.

Nytårstalen giver mavepine – den giver anledning til at snakke om Trump, om krig, om måden vi taler på, om madspild og til at citere Leonard Cohen.

Jeg tror på, at alle 731 medarbejdere i Folkekirkens Nødhjælp gerne vil yde bistand uanset til hvem. Det er netop det, det betyder, at have en mission.

Når jeg er nede at ryge, træffer jeg ofte Lise. Jeg spørger hende, om hun nu igen har scoret kassen. Ofte fortæller hun om donationer på fx 0,5 mio fra fx store firmaer. Det gør hende stolt og mig glad!

I en tråd på Facebook pegede en tråd kun denne vej: “Birgitte får 75.000 kr. i løn pr måned”. Det fik mig til at svare, at vedkommende skulle tjekke lønningerne for de statslige departementschefer, der er de nærmest sammenlignelige.

Administrationsprocenten

Administrationsprocenten: På vores regnskabsside kan man se, at vores administrationsprocent ligger på 8,4 pct. Det er et tal, vi kan være stolte af, for næsten ingen andre nødhjælpsorganisationer når derned. Det er helt naturligt og godt, at der er offentlig og politisk fokus på administrationsprocenten; indsamlede midler og overskuddet fra genbrugsbutikkerne skal selvfølgelig gå til den egentlige nødhjælp, så vi hjælper verdens 800 mio. fattige og ikke lader pengene gå til os selv og vores egen administration.

Populismen

På en eller anden måde er det blevet sådan, at alle ønsker at tale om nødhjælpsorganisationernes administrationsprocenter og generalsekretærernes månedsløn.

Vi har en vigtig opgave med at imødegå disse tåbelige påstande og det er vi virkelig også i stand til.

/4 Kommentarer/i /af

Sjov med Word

HR-systemet i Folkekirkens Nødhjælp

Nu hvor vi begynder stort set forfra med det nye HR-system, har jeg samlet alverdens blanketter sammen, og lavet en bruttoliste over de felter, der er behov for. Herefter har jeg dannet en nettoliste, hvor alle gengangerne er luget ud – fx registrerer vi pasnummer adskillige gange. Sådan skal det naturligvis ikke være.

Opgørelsen viste, at vi kan spare 120 felter pr. medarbejder ved kun at registrere oplysningerne én gang. Der er altså rigtig mange penge at spare ved den øvelse. Og det skal siges, at det naturligvis ikke gælder alle medarbejdere. De skal ikke alle have alle felter knyttet til sig, men alligevel er der et besparelsespotentiale.

Herefter holdt vi et møde med de vigtigste interessenter/dataejere herunder hende der skal udvikle HR-systemet som et subsystem til økonomisystemet. Det er den medarbejder, jeg skal “klæde på” til opgaven.

Mødet var forfærdeligt. Jeg kunne slet ikke følge med, jeg blev overrulet den ene gang efter den anden, jeg mistede fuldstændig overblikket, der var flere ting, jeg ikke kunne huske og jeg kunne ikke engang finde ud af, hvor langt vi var nået og var faktisk tæt på at græde. Men det nægtede jeg inden i mig selv.

Sune deltog. Efter mødet gik jeg ind til ham og sagde, at det gjorde jeg ikke en gang til – altså deltage i den type af møder. Han havde et godt og rigtigt synspunkt: Det handlede om, at vi begge to vil have kontrollen. Jeg er enig. Og måske tager jeg for stort ejerskab til mine opgaver.

Nu “ejer” den omtalte medarbejder regnearket med alle datafelter og tilhørende beskrivelser, og vi kan jo ikke begge to styre det. Så jeg har sagt, at det samarbejde ikke går an. Jeg bliver for sårbar. Og jeg er slet ikke ked af at overgive den opgave. HR-systemet hænger mig langt ud af halsen blandt andet fordi, det er min opfattelse, at vi ikke er nået et skridt videre.

Jeg har fået andre og bedre opgaver:

Sjov med Word

Endelig kommer vi til det emne, som hele artiklen burde handle om. Jeg skulle bare have luft først.

På intranettet har vi et “Restrictet area” som kun HR må tilgå. Her findes “milliarder” af filer om medarbejderne fx udfyldte ansættelsesbreve. Tillige ligger der i et sindrigt system af mapper en række standardbreve, der skal bruges til kontrakter. Indtil videre er det helt almindelige *.doc-filer i Word, som vi bare fylder det nye indhold i (altså fx den nye medarbejders navn, afdeling osv.). Når det hele er rettet til, gemmes filen bare under et nyt navn. Vi kalder dem skabeloner, men det er det altså ikke.

Sune har nogle ønsker, og jeg har vist frie hænder:

  • Mere læsbar font både på skærm, tablet og selvfølgelig på papir.
  • Sproglig gennemgang herunder evt. bedre læsbarhed fx ved at bryde lange afsnit op i flere.
  • Jeg har selv foreslået:
    • Rigtige skabeloner.
    • Rigtige felter.
    • Det var han med på.

Læsbarhed og sprog er jo nogle af mine kæpheste, så det er fedt. Og det er fedt at rode med Word og lære noget nyt.

Jeg har valgt “Verdana” som font i størrelse 11 på baggrund af artikler af Niels Gamborg og Jacob Nielsen.

Der skal som hovedregel ikke pilles ret meget ved sproget, for det er rigtig fint. Jeg har bare sat nogle kommaer, rettet lidt kancellisprog mv.

Skabelonerne og felterne

Jeg har aldrig rodet med den slags før, men jeg har det som Pippi Langstrømpe med den slags: “Det har jeg aldrig prøvet før, så det kan jeg sikkert godt” 🙂

Jeg abonnerer på Lene Fredborgs Word Blog, og hun er ganske enkelt en haj til Word. Jeg vovede at spørge hende, hvordan jeg kom i gang, også selv om det var til arbejdsbrug.

Hun sendte mig dette helt perfekte link: “Word 2013 – hvordan laves et indtastningsfelt.” Jeg sendte de eksisterende *.doc filer hjem til mig selv, fordi jeg har svært ved at koncentrere mig om at lære nyt derinde. Jeg er nødt til at have ro omkring mig.

I linket er det disse sætninger, der er centrale:

MacroButton-felter:
Du kan gøre sådan for at lave et MacroButton-felt (eller bruge dialogboksen til felter):

1. Tast Ctrl+F9 for at indsætte et sæt feltklammer (kan ikke skrives med alm. tegn).
2. Skriv følgende mellem feltklammerne:

MacroButton NoMacro Tekst her

Herregud – så simpelt og så effektfuldt. Da jeg lige havde lavet et par felter og forstået modellen, gik det stærkt.

Herudover har jeg lavet alle datoer om til felter, hvor det eneste man skal gøre er at trykke F9 på feltet, for at få det sat til dags dato.

Det sidste, der skulle tages stilling til var, hvordan og hvor dokumenterne skulle gemmes, for at det bliver til en rigtig skabelon, som man kalder frem, når man trykker på “Ny” i Word.

Jeg har ikke været helt stringent, for den ene er blevet til *.dotm, mens den anden er blevet til *.dotx. Jeg ved faktisk ikke, hvad forskellen er, men det kan undersøges.

Skabelonerne skal gemmes i mappen “Brugerdefinerede Office-skabeloner”. Hos mig fungerer følgende “D:\Dokumenter\Brugerdefinerede Office-skabeloner”. Jeg skal have talt med IT om, hvor jeg gemmer dem på selve netværket, for det ville være helt skørt at installere dem på den enkelte PC.

Det har været sjovt, og der er heldigvis flere “skabeloner”, der skal rettes.