Indlæg

/5 Kommentarer/i , /af ,

Sjov med Excel med Kasper fra Proximo

Bliv bedre til Excel

Sjov med Excel Med Kasper fra Proximo

Excel er – og har altid været – min “skarpe kniv” til både små og store datamængder. Jeg brugte Excel 23 år, da jeg var på arbejdsmarkedet, og nu, hvor jeg er udenfor arbejdsmarkedet, forsøger jeg altid at optimere alt muligt, dels fordi det er sjovt, dels fordi det sparer en masse tid. Og det er lærerigt. Herudover vil jeg gerne holde min hjerne i gang, ved at udskyde aldringprocesserne og påvirke neuroplasticiteten. Hjernen skal stilles opgaver!

Jeg bruger blandt andet Excel til:

  • at styre oprydningen slægtsdata i Legacy vha. en kombination af Excel og tags i Legacy.
    • Eksempelvis er det smart at kunne trække en liste over, hvilke personer i Legacy, jeg endnu ikke har gennemgået.
  • et “Sundhedsdata“-ark holder øje med fx vægt, aktivitet, blodtryk, puls osv.
    • Det sjove var at lave rapporten, som kan printes ud og drøftes med Distriktspsykiatrien.
  • at styre budgettet, der fx beregner, hvad saldoen på budgetkontoen skal være den 1. januar, for at kontoen kan “passe sig selv” hele året, fordi jeg ved, at der altid vil være nok også til de dyre måneder.
    • Jeg behøver i årets løb overhovedet ikke kigge på kontoen.
    • Alligevel kan jeg ikke lade være at kigge på regnearket og sammenholde det med saldoen i netbank for at se, om det nu også passer – men det gør det!
  • et par makroer, som ChatGPT har skrevet, hjælper med hurtigt at lave den månedlige budgetopfølgning.
  • ved hjælp af en kombination af forespørgsler på mit webhotel og et Excelark holder jeg øje med, hvor meget tid jeg i gennemsnit bruger på artikler her på hjemmesiden og hvor meget tid jeg gennemsnitligt bruger på en artikel.
    • Det er ingen videnskab, for af og til glemmer jeg at indsætte starttidspunktet i Excel, og andre gange glemmer jeg at indtaste sluttidspunktet. Men det er bedre end ingenting, og rammer nok gennemsnitligt godt nok til husholdningsbrug.
    • År til dato har jeg formentlig brugt ca. 274 timer på 170 artikler. Det giver et gennemsnit pr. artikel på 1:36.
  • Osv.

Egentlig synes jeg derfor, jeg er rimeligt god til Excel, men da jeg også elsker læreprocesser, besluttede jeg at købe et medlemskab hos Proximo. Det har jeg haft før, men det var i en periode (2020), hvor jeg ikke havde det ret godt, og så går det ikke godt med indlæringen. De kognitive funktioner er simpelthen nedsatte. Kognition betyder nærmest “tænkning”.

Billedet herunder er et udsnit fra rapporten “Sundhedsdata”. Som det ses har jeg en periode motioneret for lidt. Da jeg motiveres af data, er jeg begyndt at rette op på det! Jeg vil jo gerne have grønne prikker alle steder.

Det der er næsten nyt

Jeg var eksempelvis ikke blevet ret god til funktionerne LOPSLAG, HVIS eller SUM.HVIS og SUM.HVISER nåede jeg vist aldrig til.

Og så vil jeg så gerne kunne skrive nogle simple makroer. Hidtil har ChatGPT gjort det for mig, hvilket også har været både godt og fint, men jeg vil gerne lære bare lidt af det selv, da samarbejdet med ChatGPT af og til bliver for bøvlet, og den ødelægger de data, man allerede har. Det er jo bare en robot, selvom den er fantastisk.

Samarbejder du med ChatGPT, skal du i hvert fald sikre dig, at du har en backup af filen, du uploader.

Det er sindssyg sjovt

Jeg begyndte på kurset i går, og det er allerede gået op for mig, hvor meget tid jeg har spildt i mit liv ved eksempelvis ikke at mestre LOPSLAG, HVIS og SUM.HVIS.

Hvert delemne i et kursus indledes med en video, hvor Kasper fra Proximo forklarer Excels funktion, og hvad man skal være opmærksom på, og han gør det virkelig godt.

Han har udviklet kurserne meget, siden jeg senest havde et abonnement.

Et eksempel er SUM.HVIS, der kan se sådan ud: =SUM.HVIS(Data!K:K;1;Data!I:I), som han forklarer nogenlunde sådan:

  1. Hvor skal Excel lede efter data? Det er hele kolonne K i arket Data.
  2. Hvad er kriteriet? Det er de rækker, hvor der står et 1-tal.
  3. Hvor finder Excel de data (tal), der skal lægges sammen, når den først har fundet rækkerne med et 1-tal? Det er kolonne I.

Det er jo i virkeligheden ganske enkelt, når man altså først har lært det.

Jeg har gennemgået to eller tre af kurserne, og det er utrolig sjovt, hvis man er data-nørd. Hvis du også er data-nørd – eller bare gerne vil blive bedre til Excel – vil jeg varmt anbefale Proximo.

Har du kommentarer til artiklen?

Så er jeg glad for at modtage dem i relation til artiklen, dvs. i artiklens kommentarfelt herunder, ikke på facebook og ikke via Messenger. Det skyldes, at kommentarer og artiklen jo ellers dekobles, og så er din kommentar ikke noget værd i fremtiden. Det er ærgerligt for os begge. Jeg svarer dig også relation til artiklen til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid.

Hvis du ikke tidligere har kommenteret en af mine artikler her på siden, skal din kommentar først godkendes (spamhensyn). Min responstid er under normale omstændigheder kort. Jeg svarer til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid. Herefter vil du stryge lige igennem.

/2 Kommentarer/i /af

Gør folketællingerne kønnere med Notepad++

Effektivisering med Notepad++

Gør folketællingerne kønnere med Notepad++

Jeg kan ikke reklamere nok for Notepad++, der er et gratis program, som kan erstatte den notesblok, der er en del af Windows. Det kan utrolig meget, og her til formiddag har jeg fået det til at gøre mine hentede folketællinger endnu kønnere ved at nummerere beboerne. Jeg er simpelthen nødt til at dele min opdagelse med jer.

Som slægtsforskere gentager vi ofte de samme handlinger i det uendelige. Notepad++ kan effektivere nogen af dem. Det er vist bare at begynde at tænke over, hvilke handlinger vi foretager os nogle tusinde eller millioner gange …

Folketællingerne er langt fra kønne, når de lige er kopieret ned på egen computer. Det kan Notepad++ hurtigt råde bod på.

Trin 1) Erstat tabulator med komma mellemrum

Udgangpunktet er ofte sådan, hvor jeg dog allerede har erstattet tabulatorer med komma mellemrum.

Ane Mogensdatter, 77, Enke, Gaardkone
Niels Jensen, 42, Gift, Gaardmands søn
Inger Larsdatter, 31, Gift, hans kone
Jens Nielsen, 7, Ugift, Deres børn
Ane Marie Nielsen, 1, Ugift, Deres børn
Andreas Pedersen, 24, Ugift, Tjenestefolk
Lars Pedersen, 18, Ugift, Tjenestefolk
Kirstine Nielsdatter, 20, Ugift, Tjenestefolk

Desværre kan jeg ikke her i WordPress få vist tabulatorerne, så udgangspunktet er tydeligt. Men du kender det selvfølgelig allerede.

Billedet herunder kan måske illustrere problemet.

Det er hurtigt at erstatte tabulatorerne (altså det, der giver mellemrummene) vha. at markere mellemrummet, trykke CTRL H (der giver “Søg og erstat” i alle Windowsprogrammer).

Sørg for at der står , (altså komma og et mellemrum) i næste felt “Erstat med” og tryk Windowstast og E på én gang. Du kan selvfølgelig også bruge knapperne i Notepad++, men det kan betale sig at lære sig genvejstasterne. Der er utrolig meget tid at spare på det.

Herefter dukker der måske , , eller andre kombinationer med kommaer op. Det afhænger af, hvilken folketælling, du arbejder med, da de alle har de samme felter, men af og til er de tomme. Fx er feltet, der er reserveret til fødested, tomt før 1845.

Så markerer du de to kommaer – og mellemrummene før og efter – og trykker igen Ctrl H og Windows E. Sådan bliver du ved, til du er sluppet af med alt det uskønne. Når man lige har vænnet sig til det, tager det kun få sekunder.

Henter du mange folketællinger og bearbejder hele filen, vil tastekombinationerne også virke på hele filen. Så hent flest mulige og bearbejd dem alle på en gang. Det tager som nævnt sekunder.

Trin 2) Sæt et tal i parentes foran hver beboer

For at lette overblikket kan jeg godt lide, at mit slutresultat ser ud om vist herunder. Hidtil har jeg sat nummeret og parentesen og mellemrummet efter parentesen ind manuelt, og det kan jo tage noget tid, hvis der er tale om store husstande i adskillige årgange.

1) Ane Mogensdatter, 77, Enke, Gaardkone
2) Niels Jensen, 42, Gift, Gaardmands søn
3) Inger Larsdatter, 31, Gift, hans kone
4) Jens Nielsen, 7, Ugift, Deres børn
5) Ane Marie Nielsen, 1, Ugift, Deres børn
6) Andreas Pedersen, 24, Ugift, Tjenestefolk
7) Lars Pedersen, 18, Ugift, Tjenestefolk
8) Kirstine Nielsdatter, 20, Ugift, Tjenestefolk

Jeg fik den idé at spørge ChatGPT, om det var muligt at få Notepad++ til at løse opgaven, eftersom programmet rummer forskellige muligheder for at kode. Og det var det.

ChatGPT skrev et lille program til mig – et såkaldt script,  så nu skal jeg bare markere alle i husstanden og trykke på CTRL ALT N, så er de nummererede. Det ser da pænt ud. Jeg er ret begejstret for det – og sikke en masse tid, jeg vil spare. Og sikke en masse tid, jeg har spildt.

Herefter sætter jeg dem ind i Legacy og markerer den aktuelle person med fed skrift (genvejstast: CTRL B (for det engelske “bold”)). Det giver et godt overblik, og det ser pænt ud i Legacy, og så ser det selvfølgelig også pænt ud i TNG, da det jo er de samme data.

Har du kommentarer til artiklen?

Så er jeg glad for at modtage dem i relation til artiklen, dvs. i artiklens kommentarfelt herunder, ikke på facebook og ikke via Messenger. Det skyldes, at kommentarer og artiklen jo ellers dekobles, og så er din kommentar ikke noget værd i fremtiden. Det er ærgerligt for os begge. Jeg svarer dig også relation til artiklen til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid.

Hvis du ikke tidligere har kommenteret en af mine artikler her på siden, skal din kommentar først godkendes (spamhensyn). Min responstid er under normale omstændigheder kort. Jeg svarer til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid. Herefter vil du stryge lige igennem.

/4 Kommentarer/i /af

Noget om mulighederne med ChatGPT

Kunstig intelligens – AI – ChatGPT

Noget om mulighederne med ChatGPT

Det er ingen hemmelighed, at jeg er begejstret for ChatGPT – faktisk så begejstret, at jeg bruger de knapt 200 kr. pr. måned for at få betalingsversionen.

Der er meget, en robot ikke kan. Den kan selvfølgelig ikke være med, når vi taler om følelser og holdninger. Den kan muligvis heller ikke associere, for begge dele kræver en menneskelig indsats. Når jeg skriver muligvis ikke associere, skyldes det, at man måske kan kalde det “association”, at den på sekunder kan læse sine enorme datalagre og finde noget, der ligner. Det er vel også en slags association?

Den er dygtig til alt, hvad der vedrører fakta og hårde data. Den kan fx skrive makroer, som er små programmer, der udvider funktionaliteten i Excel.

Med meget lille skrift skriver ChatGPT nederst på alle sine svar, at den kan tage fejl, og at vigtig information bør dobbelttjekkes. Det burde være skrevet med større bogstaver!

Jeg bruger blandt andet ChatGPT til:

1) Forbedring af gamle billeder

I min adoptivfamilie har jeg Magdalene Amalie Marie SCHIØTT (1885 – 1957). Hun er nogle tiptipoldeforældres barnebarn. Jeg ejede engang den slægtsbog, der var så spændende som en telefonbog, hvor Schiøtt-familien er beskrevet: “Slægtsbog for efterkommere efter JOHANNES FREDERIK SCHIØTT, mølleejer i Hastrup Mølle, Thyregod Sogn, født 1800 (Fredericia, 1977)“. Fra den scannede jeg for mange år siden nogle billeder, men kønne var de ikke.

Forleden dag fik jeg den idé at spørge ChatGPT, om den kunne rense/forbedre et par billeder for mig. Alt bare skrevet i menneskesprog, men den forstod, hvad jeg mente. Og så uploadede jeg billedet af hende. Ca. et minut efter havde jeg et resultat, jeg betragter som fornemt. Jeg har lagt det ind i Legacy og tydeligt angivet, at der er tale om en AI-version. Det oprindelige billede forbliver i Legacy, så begge billederne vises i TNG.

Herunder ser du de to versioner. Selv synes jeg, det er i orden at manipulere med billeder, når man tydeligt angiver, hvad man har gjort, og når man viser begge versioner.

 

MyHeritage har en funktion, hvor man kan farvelægge gamle billeder. Den kunne jeg aldrig finde på at bruge. På den anden side set adskiller den sig måske ikke væsentligt fra det, robotten og jeg har gjort her?’

2) En dag kunne min PC ikke starte

Du kender det sikkert: Panikken, der breder sig, når computeren bare ikke vil starte. Jeg er bare en bruger og ikke tekniker, så jeg imødeså straks en værkstedsregning på et par tusinde kr. Men før jeg ringede til firmaet, spurgte jeg ChatGPT, om den kunne hjælpe? Heldigvis kunne jeg kommunikere med den fra min iPad, hvor jeg har sørget for også at gemme adgangskoden.

Jeg beskrev, hvad jeg så på skærmen – nemlig ingenting – og hvordan de små dioder på kabinettet blinkede og måske især ikke blinkede. Jeg fortalte, at jeg havde prøvet at slukke “den hårde vej”, dvs. ved at holde tænd/sluk-knappen nede, til der absolut intet liv var, og så prøvede jeg igen, hvilket ikke hjalp.

Jeg fortalte også, hvilken type BIOS jeg har. Det ses på det sorte billede med hvid skrift, man får, når man starter computeren, og hvor der står, at man kan trykke F1 eller DEL for at komme ind i BIOS. Det er ikke et sted, jeg roder rundt uden vejledning.

Sekunder efter havde jeg fem punkter, jeg kunne prøve i prioriteret orden. Hvis punkt 1 ikke virkede så prøv punkt 2 osv. Alt beskrevet i menneskesprog så det var tydeligt, hvad jeg skulle gøre. Der var et punkt, jeg ikke helt forstod, så her spurgte jeg, hvad den mente. Umiddelbart efter havde jeg en uddybende forklaring.

Så startede computeren!

Robotten spurgte, om jeg var interesseret i hjælp til en Windows USB-nødløsning, hvis computeren en anden dag stadig ikke ville starte efter de fem punkter. Det svarede jeg selvfølgelig “Ja tak” til og fik forklaring på, hvordan jeg oprettede en start- og reparationsnøgle, og hvordan den skulle anvendes i en nødsituation. Det sidste punkt lød “Læg USB-nøglen i en skuffe med label “Windows Redning”. Det har jeg gjort. I skuffen ligger også en udprintet version af, hvad jeg gør, hvis det sker igen.

3) Små programmer (makroer) i Excel

ChatGPT er meget dygtig til at skrive makroer til Excel. Makroer kræver, at man kan skrive kode, og det kan jeg ikke, og jeg har opgivet at lære det. Makroer kan hjælpe med ting, der faktisk bare er idiotiske gentagelser af de samme handlinger gang efter gang.

Jeg bruger fx makroer til:

  • Månedlig budgetopfølgning
    • Efter download af en Excelfil fra netbank af månedens bevægelser sørger makroen for sortering, summering mv., som jo er det samme måned efter måned.
  • Regnearket hvor jeg styrer fremdriften i oprydningen i slægtsdatabasen
    • Farver rækker med aner grønne. Det er der ingen grund til, at jeg selv skal gøre.
    • En gang for alle har jeg lavet et udtræk fra Legacy af anerne og placeret dem i kolonner for sig. I tre separate kolonner vises ID-nummeret (Legacy kalder dem af en eller anden årsag RIN), fornavne(e) og efternavn(e).
    • I den del af arket, hvor jeg holder øje med personer, jeg har arbejdet med, taster jeg bare ID’et, når der er tale om en ane. Herefter henter makroen de nævnte informationer og farver rækken grøn. Hokus pokus filihankat.

Lidt af den sidstnævnte makro ser sådan ud – og bemærk, at der venligt er indsat kommentarer (fx ‘ Find sidste rækker), der er farvet grønne, så de er nemme at adskille fra selve koden:

' Find sidste rækker
lastRowH = ws.Cells(ws.Rows.Count, "H").End(xlUp).Row
lastRowB = ws.Cells(ws.Rows.Count, "B").End(xlUp).Row

' Fyld dictionary med ID'er fra kolonne B
Dim i As Long
For i = 2 To lastRowB
If Not dict.exists(ws.Cells(i, "B").Value) And ws.Cells(i, "B").Value <> "" Then
dict(ws.Cells(i, "B").Value) = Array(ws.Cells(i, "A").Value, ws.Cells(i, "C").Value, ws.Cells(i, "D").Value)
End If
Next i

' Ryd eksisterende farver
ws.Range("F2:M" & lastRowH).Interior.Color = xlNone

' Gennemgå kolonne H og udfør match
Set rngToSearch = ws.Range("H2:H" & lastRowH)
For Each cell In rngToSearch

Jeg havde aldrig selv fundet ud af at skrive en sådan makro, men jeg har utrolig meget glæde af den.

Opsummering

De tre eksempler på anvendelsen af ChatGPT har forhåbentlig vist, at der er uendelige muligheder med ChatGPT, så længe man holder sig fra noget med følelser og holdninger.

Jeg er jo bare en privatperson, men jeg kan sagtens forstå, hvorfor store organisationer – fx sundhedssektoren – bruger kunstig intelligens.

Robotterne bruges eksempelvis til at vurdere røntgenbilleder, og har de på forhånd set nogle millioner billeder af frakturer, kan de sikkert stille diagnosen hurtigere og sikrere end lægen. Selvfølgelig bør lægen se billederne og tjekke, om hun er enig med robotten. Men er hun enig, betyder det, at patienten langt hurtigere kan få svar på, hvad der er galt, og lægen kan hurtigere beslutte, hvad der skal gøres. Det er kun godt for patienterne.

Har du kommentarer til artiklen?

Så er jeg glad for at modtage dem i relation til artiklen, dvs. i artiklens kommentarfelt herunder, ikke på facebook og ikke via Messenger. Det skyldes, at kommentarer og artiklen jo ellers dekobles, og så er din kommentar ikke noget værd i fremtiden. Det er ærgerligt for os begge. Jeg svarer dig også relation til artiklen til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid.

Hvis du ikke tidligere har kommenteret en af mine artikler her på siden, skal din kommentar først godkendes (spamhensyn). Min responstid er under normale omstændigheder kort. Jeg svarer til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid. Herefter vil du stryge lige igennem.

/0 Kommentarer/i , /af ,

20-årigt datasæt møder nutidens kilder

Opdatering af gamle slægtsdata

20-årigt datasæt møder nutidens kilder

Jeg arbejder på et foredrag, jeg gerne kommer og holder i din slægtsforskerforening. Det vil komme til at handle om at rydde op i gamle slægtsdata. Måske er det også noget for dig/jer?

Dette er en opdatering af artiklen med samme emne fra den 27. januar 2025. Der er sket meget siden, så PowerPointen er udvidet og opdateret. Jeg sætter den ind nederst i artiklen.

ChatGPT har beregnet en ny dato for, hvornår jeg bliver færdig med at rydde op. Den gamle dato var på et tidspunkt i 2030. Lige nu ser det ud til at blive mellem maj 2026 og september 2026. Det er jo ingen videnskab, men alle relevante parametre er medtaget, så det er nok ædrueligt.

  • Selvom det skar i hjertet, har jeg råt og brutalt slettet personer, som virkelig ikke hørte til i nogen af mine to familier (adoptivslægt og biologisk slægt). Det var vist 6 – 700, og de stammede formentlig fra en tid, hvor der kun var folketællinger at arbejde med hjemmefra. Så hvis man ville “lege” fra søndag til og med fredag, kom man nemt for langt ud.
  • Da jeg begyndte på mit lidt skøre projekt, var det ikke meningen at tilføje nye personer. Jeg ville kun prøve at fange og rette alle mine gamle fejl. Alligevel har jeg lige nu tilføjet 878 personer. Det skyldes, at det nu er forholdsvis nemt at finde flere børn af et ægtepar, og at jeg nu også tilføjer tidligere og senere ægtefæller. De hører jo alle til beskrivelsen af et menneskes liv.

Excel og ChatGPT spiller en vigtig rolle i projektet

Billedet herunder stammer fra Excelfilen, der hjælper med at styre processen: fx hvem er afsluttet, hvilke data er nye, hvor er dødsfaldet eller konfirmationen ikke fundet osv? De grønne rækker er aner.

Den yderste kolonne “Stikord om “nyt”” henter stikordene fra et andet sted i regnearket. Det sikrer, at stikordene er enartede gennem hele filen. Uden en sådan kolonne ville der fx nogle gange stå “afdød”, mens der andre gange ville stå “død” eller noget helt tredje. Og så ville det ikke være muligt at generere forskellige nøgletal. Der er flere kolonner, men jeg har skjult dem her, for at du (forhåbentlig) kan se data.

Jeg registrerer ikke alt nyt, men jeg forsøger at danne et simpelt overblik over, hvad jeg har foretaget mig vedrørende den enkelte person. Det er også et billede på de muligheder, der er opstået hjemme ved skrivebordet, og som ikke eksisterede for 20 år siden.

(Artiklen fortsætter under billedet).

ChatGPT har ydet en god indsats med udviklingen af Excelfilen. Eksempelvis sidder jeg jo ikke selv og farver nogle rækker grønne (anerne). Det klarer Excel selv via en makro. En makro er et lille program, der kan automatisere processer i Excel.

Jeg har opgivet selv at lære at kode, min hjerne egner sig ikke, men det klarer ChatGPT også meget fint. Der er meget, en robot ikke kan men den slags baseret på hårde data er den virkelig dygtig til – tror jeg nok, for jeg er ikke i stand til at efterprøve det.

Artiklen fortsætter under billedet, der viser status pr. dags dato.

Slideshow i PowerPoint

Herunder finder du udkast til det slideshow/den fortælling, jeg kan bidrage med i din slægtsforskerforening:

Dagsordenen vil være ca.:

  1. Introduktion til emnet og baggrund
  2. Gennemgang af nøgledata og resultater
  3. Diskussion om betydningen af data
  4. Diskussion om betydningen af kilder
  5. Afslutning og fremtidige forskningsmuligheder
Gennemgang af slægtsfil_foredrag_med_fremskrivning

Har du kommentarer til artiklen?

Så er jeg glad for at modtage dem i relation til artiklen, dvs. i artiklens kommentarfelt herunder, ikke på facebook og ikke via Messenger. Det skyldes, at kommentarer og artiklen jo ellers dekobles, og så er din kommentar ikke noget værd i fremtiden. Det er ærgerligt for os begge. Jeg svarer dig også relation til artiklen til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid.

Hvis du ikke tidligere har kommenteret en af mine artikler her på siden, skal din kommentar først godkendes (spamhensyn). Min responstid er under normale omstændigheder kort. Jeg svarer til morgenkaffen, kl. 13:00, kl. 18:00 og ved sengetid. Herefter vil du stryge lige igennem.