Indlæg

Sjov med Word

HR-systemet i Folkekirkens Nødhjælp

Nu hvor vi begynder stort set forfra med det nye HR-system, har jeg samlet alverdens blanketter sammen, og lavet en bruttoliste over de felter, der er behov for. Herefter har jeg dannet en nettoliste, hvor alle gengangerne er luget ud – fx registrerer vi pasnummer adskillige gange. Sådan skal det naturligvis ikke være.

Opgørelsen viste, at vi kan spare 120 felter pr. medarbejder ved kun at registrere oplysningerne én gang. Der er altså rigtig mange penge at spare ved den øvelse. Og det skal siges, at det naturligvis ikke gælder alle medarbejdere. De skal ikke alle have alle felter knyttet til sig, men alligevel er der et besparelsespotentiale.

Herefter holdt vi et møde med de vigtigste interessenter/dataejere herunder hende der skal udvikle HR-systemet som et subsystem til økonomisystemet. Det er den medarbejder, jeg skal “klæde på” til opgaven.

Mødet var forfærdeligt. Jeg kunne slet ikke følge med, jeg blev overrulet den ene gang efter den anden, jeg mistede fuldstændig overblikket, der var flere ting, jeg ikke kunne huske og jeg kunne ikke engang finde ud af, hvor langt vi var nået og var faktisk tæt på at græde. Men det nægtede jeg inden i mig selv.

Sune deltog. Efter mødet gik jeg ind til ham og sagde, at det gjorde jeg ikke en gang til – altså deltage i den type af møder. Han havde et godt og rigtigt synspunkt: Det handlede om, at vi begge to vil have kontrollen. Jeg er enig. Og måske tager jeg for stort ejerskab til mine opgaver.

Nu “ejer” den omtalte medarbejder regnearket med alle datafelter og tilhørende beskrivelser, og vi kan jo ikke begge to styre det. Så jeg har sagt, at det samarbejde ikke går an. Jeg bliver for sårbar. Og jeg er slet ikke ked af at overgive den opgave. HR-systemet hænger mig langt ud af halsen blandt andet fordi, det er min opfattelse, at vi ikke er nået et skridt videre.

Jeg har fået andre og bedre opgaver:

Sjov med Word

Endelig kommer vi til det emne, som hele artiklen burde handle om. Jeg skulle bare have luft først.

På intranettet har vi et “Restrictet area” som kun HR må tilgå. Her findes “milliarder” af filer om medarbejderne fx udfyldte ansættelsesbreve. Tillige ligger der i et sindrigt system af mapper en række standardbreve, der skal bruges til kontrakter. Indtil videre er det helt almindelige *.doc-filer i Word, som vi bare fylder det nye indhold i (altså fx den nye medarbejders navn, afdeling osv.). Når det hele er rettet til, gemmes filen bare under et nyt navn. Vi kalder dem skabeloner, men det er det altså ikke.

Sune har nogle ønsker, og jeg har vist frie hænder:

  • Mere læsbar font både på skærm, tablet og selvfølgelig på papir.
  • Sproglig gennemgang herunder evt. bedre læsbarhed fx ved at bryde lange afsnit op i flere.
  • Jeg har selv foreslået:
    • Rigtige skabeloner.
    • Rigtige felter.
    • Det var han med på.

Læsbarhed og sprog er jo nogle af mine kæpheste, så det er fedt. Og det er fedt at rode med Word og lære noget nyt.

Jeg har valgt “Verdana” som font i størrelse 11 på baggrund af artikler af Niels Gamborg og Jacob Nielsen.

Der skal som hovedregel ikke pilles ret meget ved sproget, for det er rigtig fint. Jeg har bare sat nogle kommaer, rettet lidt kancellisprog mv.

Skabelonerne og felterne

Jeg har aldrig rodet med den slags før, men jeg har det som Pippi Langstrømpe med den slags: “Det har jeg aldrig prøvet før, så det kan jeg sikkert godt” 🙂

Jeg abonnerer på Lene Fredborgs Word Blog, og hun er ganske enkelt en haj til Word. Jeg vovede at spørge hende, hvordan jeg kom i gang, også selv om det var til arbejdsbrug.

Hun sendte mig dette helt perfekte link: “Word 2013 – hvordan laves et indtastningsfelt.” Jeg sendte de eksisterende *.doc filer hjem til mig selv, fordi jeg har svært ved at koncentrere mig om at lære nyt derinde. Jeg er nødt til at have ro omkring mig.

I linket er det disse sætninger, der er centrale:

MacroButton-felter:
Du kan gøre sådan for at lave et MacroButton-felt (eller bruge dialogboksen til felter):

1. Tast Ctrl+F9 for at indsætte et sæt feltklammer (kan ikke skrives med alm. tegn).
2. Skriv følgende mellem feltklammerne:

MacroButton NoMacro Tekst her

Herregud – så simpelt og så effektfuldt. Da jeg lige havde lavet et par felter og forstået modellen, gik det stærkt.

Herudover har jeg lavet alle datoer om til felter, hvor det eneste man skal gøre er at trykke F9 på feltet, for at få det sat til dags dato.

Det sidste, der skulle tages stilling til var, hvordan og hvor dokumenterne skulle gemmes, for at det bliver til en rigtig skabelon, som man kalder frem, når man trykker på “Ny” i Word.

Jeg har ikke været helt stringent, for den ene er blevet til *.dotm, mens den anden er blevet til *.dotx. Jeg ved faktisk ikke, hvad forskellen er, men det kan undersøges.

Skabelonerne skal gemmes i mappen “Brugerdefinerede Office-skabeloner”. Hos mig fungerer følgende “D:\Dokumenter\Brugerdefinerede Office-skabeloner”. Jeg skal have talt med IT om, hvor jeg gemmer dem på selve netværket, for det ville være helt skørt at installere dem på den enkelte PC.

Det har været sjovt, og der er heldigvis flere “skabeloner”, der skal rettes.

 

,

Oprydning

Oprydning på PCen

Til højre ses: undertegnede, server, internet, mail og min gode gamle PC. Sådan gik den søndag.

Grafikken er lavet med det gratis yEd Graph Editor. Man kan more sig længe med det program.

Vejret er lige til at rydde op rundt omkring. Jeg startede med computeren. Målet var at få ryddet op i alle de programmer, som jeg ikke havde brugt i årevis, og hvor jeg dårligt nok vidste, hvad skulle bruges til.

Da jeg begyndte, var der lige knap 200 programmer. Det tog nogle timer at reducere antallet til 93. Gamle Windowsting, adskilligt SQLserverudstyr fra dengang jeg legede lidt med servere, XAMPP (noget serverværk), adskillige Microsoft Visual C++ osv. osv.

Revo Uninstaller klarede opgaven rigtig godt. Fordelen ved Revo er, at det sørger for at rydde op i registreringsdatabasen og i programstumper, der ligger og gemmer sig rundt omkring. De stumper finder man aldrig, hvis man bare trykker på slet i fx stifinder.

En eller anden dag, skal jeg muligvis også rydde op i filer. På den anden side set har jeg masser af plads på min SSD 500 GB; tekstfiler og regneark fylder jo intet. Så er der selvfølgelig alle billederne, som bonner lidt ud. Det er bare et kæmpe arbejde, fordi man er nødt til at hente hvert enkelt billede frem. Herregud – jeg har jo masser af drev, flere endda nærmest tomme – måske skal de bare flyttes lidt rundt?

Tastatur

Mit nuværende tastatur er simpelthen så slidt, at der er adskillige bogstaver, der ikke kan ses længere, og tegnene ovenover tallene er fuldstændig væk. Det har holdt i syv år, og det kan jeg ikke være utilfreds med. Det har tjent mig godt, men det er på tide at få et nyt. Jeg har spurgt mig lidt for og har fået anbefalet “LOGITECH K740 Illuminated Keyb“. Selv har jeg ingen forstand på hardware, så jeg forlader mig på de unge mennesker i Facebookgruppen. De plejer at vide, hvad de taler om, så jeg har skrevet til Labtech, om de vil bestille det hjem til mig. Det bliver skønt ikke at skulle lege blindskrift længere.

 

,

Slet alt i Gmail

Tonsvis af gamle e-mails

Jeg bruger Gmail som backup både af mails, jeg modtager, og af mails jeg sender. På den måde vokser kontoen hurtigt. Med 2.500 mails var det på tide at rydde op.

Det er nemt at markere en side af gangen. Så ryddes 50 mails ad gangen, men det er ikke en farbar vej med 2.500 mails.

How To Delete All Gmail Messages At Once på YouTube afslørede løsningen:

I søgefeltet på forsiden af Gmail skriver man: “before: 2016/8/13” (uden anførselstegn og så selvfølgelig en tilpasset dato, hvor formatet skal være YYYY/MM/DD). Hvis det fx er der 7. april 2017, skriver du “before:2017/4/7”.

Klik herefter på søgeknappen – den blå lup til højre for datoen. Herved bliver samtlige mails markeret. Det gælder uanset hvilken fane, de ligger under: Primære, Sociale netværk osv.

Klik på “Valg”, som er den første boks, og den som pilen peger på. Vælg “Alle”

Til højre i skærmbilledet findes nu teksten “Select all conversations that match this search”. Klik på den.

Klik herefter på papirkurven.

Hurra, så er Gmail-kontoen tømt og det efter bare et par klik.


Stegemüller, 13. august 2016