Kommissorium for økonomiudvalget

Stegemüller

Åstrupgårdsvej 4, 2650 Hvidovre

Telefon: 22 81 17 31

9. oktober 2016

Til:

Hvidovre Kirke,

Hvidovre Kirkeplads 3, 2650 Hvidovre.

Att. Menighedsrådet

Beslutningspunkt til menighedsrådsmøde den 27. oktober 2016.

Kommissorium for økonomiudvalgets arbejde med budgettet for det kommende kalenderår samt mere åbenhed i forbindelse med anskaffelser og anlægsarbejder.

På menighedsrådsmødet torsdag den 22. september 2016, blev det som konsekvens af dagsordenens punkt seks (Budgetprocedure, forslag til fornyelse) besluttet at udarbejde et kommissorium med det formål at opstille en klar sondring for henholdsvis økonomiudvalgets arbejde med årsbudgettet og menighedsrådets arbejde med samme. Herudover skal processen i forbindelse med anskaffelser og anlægsarbejder rettes til.

Det er ikke i Bekendtgørelse af lov om menighedsråd beskrevet, hvordan et menighedsråd skal lægge budgetter. Dvs. at vi kan udforme processen, som vi finder det bedst.

Årsbudgettet:

Det overordnede formål er at sikre, at menighedsrådet kan træffe beslutninger på et oplyst grundlag, idet hele menighedsrådet er ansvarlig for kirkens samlede økonomi. Det er herudover formålet at skabe en mere åben og demokratisk proces.

Kan årsbudgettet gøres mere gennemskueligt, vil det forhåbentlig bevirke, at flere rådsmedlemmer vil deltage i drøftelserne.

For det første skal budgetprocessen gå i gang en måned tidligere, for at vi kan overholde udefrakommende tidsfrister. Det betyder, at arbejdet går i gang på menighedsrådets møde i maj. Konsekvensen heraf er, at budgetønsker skal indleveres til økonomiudvalget medio april.

Som supplement til de mange sider tal skal økonomiudvalget udarbejde et egentligt budgetnotat på 2 – 3 A4-sider. Notatet skal i klartekst beskrive, hvordan økonomiudvalget har prioriteret og hvorfor mv.

Notatet skal som minimum indeholde følgende:

  1. De originale budgetønsker til det kommende år og udvalgets holdning/indstilling til dem.
  2. Alle oplysninger, der vedrører budgettet, skal fremgå af det relevante dagsordenspunkt.
  3. De prioriteringer, økonomiudvalget har foretaget, skal fremgå, ligesom bevæggrundene skal fremgå.
  4. Det skal fremgå hvilke poster, menighedsrådet kan få indflydelse på og prioritere imellem under hensyntagen til, at menighedsrådet er ansvarlig for den samlede økonomi. Et helt normalt budget består naturligvis af en række fremskrivninger, forrige års regnskab, en skelen til seneste kvartalsrapport, og andet som ”man ved noget om” – fx når der er planlagt en ny aktivitet, eller hvis det er besluttet i menighedsrådet at en aktivitet, skal udfases, hvorved der opstår frie midler. Det er derfor oplagt, at menighedsrådet ikke kan ”lege med” faste udgifter.
  5. Hvis visionsudvalget genopstår, skal økonomiudvalget og visionsudvalget i fællesskab sikre, at der er penge til de fastlagte visioner. Dette kan foregå de to udvalg imellem, men hele menighedsrådet skal orienteres om drøftelserne og resultaterne heraf.
Anskaffelser og anlægsarbejder
  1. Formålet er at sikre, at menighedsrådet kan træffe afgørelse på et oplyst grundlag
  2. Når der er tale om større anskaffelser og anlægsarbejder, skal økonomiudvalget – eller et andet udvalg – indhente tre tilbud, så vi får den leverance, der er bedst og billigst. Under ordet ”bedst” hører naturligvis kvalitet og holdbarhed.
  3. Grænserne for hvornår, der skal indhentes et eller flere tilbud, er vist i tabellen på næste side. Er leverancen under 10.000 kr. skal der alene indhentes et mundtlig overslag. Disse leverancer er under bagatelgrænsen.
  4. Når det krævede antal tilbud foreligger, skal økonomiudvalget beskrive med ord hvilke fordele og ulemper, der er ved hvert enkelt tilbud.
  5. Tabellen med beløbsgrænserne herunder er blevet til med inspiration i ”Retningslinjer for iværksættelse af arbejder i Hvidovre sogn” som blev godkendt 24. juni 2010. Med indeværende kommissorium annulleres beslutningen fra 2010, da to retningsgivende dokumenter kan skabe uklarhed og tvivl, hvilket er det modsatte af, hvad vi gerne vil opnå med dette kommissorium.

 

Anskaffelser og anlægsarbejder.

 

Opgavetype:

Beløbsgrænse:Antal skriftlige tilbud der skal forelægges for menighedsrådet.Bemærkninger:
BagatelgrænseFra 0 kr. til 9.999 kr.

0 tilbud

Mundtligt overslag
Små opgaverFra 10.000 kr. til 24.999 kr.

1 tilbud

Sondringen mellem opgavetyperne og beløbsgrænserne gælder også for uforudsete og akutte opgaver.
Mellemstore opgaverFra 25.000 kr. til 99.999 kr.

2 tilbud

Store opgaverFra 100.000 kr. og opefter

3 tilbud

I aften skal jeg gennemgå dette kommissorium for menighedsrådet. Jeg ved ikke, om jeg kan, men jeg prøver. Jeg har aftalt at køre “hjem” til PCH med Mette (min præst). Hvis jeg ikke holder så længe, lister jeg af og tager en vogn.

Det er udformet, før jeg blev rigtig syg igen – jeg ville ikke kunne gøre det lige nu. Lige nu kan jeg ikke engang finde ud af, hvordan jeg har det…

4 replies
  1. martin østerberg
    martin østerberg says:

    Hanne, i weekenden ville også være fint, tror du har mit nummer, ellers får du det lige her….20 61 08 32 😉

    Svar
  2. martin østerberg
    martin østerberg says:

    Hej Hanne….jeg har tænkt mig at komme forbi dig i morgen lidt efter middagstid, egentligt tænkt som et helt uventet besøg, men ville ved nærmere eftertanke høre om det er i orden med dig….;-)

    Svar
    • Stegemüller
      Stegemüller says:

      @ Kære Martin

      Du kan tro, jeg vil blive glad!!!

      Men kan det blive fx en dag i weekenden i stedet? Det er ikke så godt i morgen, da jeg kl. 14:00 får besøg af den overlæge (og en oversygeplejerske), der sprøjtede tre nye diagnoser ud på en time: https://stegemueller.dk/blog/brev-til-centerchefen/ og om morgenen kl. 8:45 skal jeg til undersøgelse på St. Hvidovre for det forhøjede stofskifte, og det vil vare 2 – 3 timer. Efter alt det tror jeg ikke, jeg er mere værd. Men jeg vil rigtig gerne se dig!!! Måske kan vi ringe sammen? Mit. nr. er 22 81 17 31.

      Svar

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *