Hanne B. Stegemüllers Weblog

Der var i går fredag den 11. januar møde i ArkivalierOnlines brugerråd. Her får I som vanligt mine skriblerier. Det rigtige referat kommer senere fra LAV.

2007 har været et forrygende år for AO - der er vist 105 millioner sider! December har været helt usædvanlig god - lige bortset fra juleaften. I år havde LAV lavet en vagtplan i julen, således, at der hver dag var en medarbejder, der skulle tjekke om serveren var oppe. Vi grinede nu lidt af, at hvis den havde været nede, var der nu nok alligevel ikke blevet gjort så meget ved det.

I 2007 har ca. 247.000 forskellige brugere anvendt AO - og på en dag er der gennemsnitligt 2.500 forskellige brugere på AO. Mere end halvdelen af brugerne (54 pct.) bruger siderne i mere end 30 minutter,og godt 1/3 af brugerne (31,4 pct.) bruger siderne i mere end én time. Statens Arkivers største "læsesal" er nu brugernes dagligstuer og arbejdsværelser. Det viser sig bla. ved, at besøgstallet på de "rigtige læsesale" er faldet fra ca. 90.000 besøg til ca. 60.000 - altså et fald på 1/3.

Folketællingen 1906: Landkommunerne gøres færdige i løbet af januar 2008 - og herefter skulle hele FT 1906 være tilgængelig.

Der har været lidt tvivl om, hvorfor man ikke kunne se alle kirkebøger op til ca. 1925, men det skyldes at hele bogen skal være udskrevet før 1930 for at være med i 1. omgang. De næste bøger, der vil blive gjort tilgængelige er 1) Bornholm 2) Lolland-Falster og så er det ikke besluttet om 3) skal være Nørre Jylland eller Sjælland. I løbet af 2008 vil også FT 1925 blive tilgængelig.

Den næste "bølge", der gøres tilgængelig, bliver hele udskrevne bøger op til omkring 1950. Scanningen er startet.

I perioden 2008-2012 ventes FT1911, 1930 og 1940 at blive tilgængelige på AO.

LAV gør siderne tilgængelige som "Silent launch" - dvs. ingen information, men lade nyheden sive stille og roligt. Landsarkivaren konstaterede dog, at der ikke går meget mere end 20 minutter, fra siderne er tilgængelige, før der er en post om det på DIS-Danmark. Så "Silent launch" er nok så meget sagt...

Rettelser: Der er ansat en medarbejder, der arbejder med de rettelser, der løber ind fra brugerne. I næste uge dvs. senest fredag den 19. januar, bør der været gennemført mange rettelser, og de bør ligge på AO på denne dato. Per Agerbæk spurgte til, hvordan hans nettoliste stemmer overens med AOs fejlrettelser. Jeg fik ikke noteret svaret tydeligt ned, så her må I vente på det rigtige referat.

Selv spurgte jeg til, om tekstfeltet på siden, hvor man kan indsende rettelser, kan udvides, fordi det virker bruger-u-venligt, at det er så småt. Det vil man hurtigt se på.

På samme måde vil man også hurtigt sørge for at lægge registraturen til kirkebøgerne ud på AO.

Sygdom: LAV har været ramt af længerevarende sygdom hos en nøglemedarbejder. Det har betydet forsinkelser af bla. de planlagte engelske sider (vejledninger mv.) og arbejdet med annexsognene, som ikke er angivet før 1812-14. Disse to områder har nu høj prioritet.

Indeksering: Per Agerbæk og jeg deltog i marts 2007 i et møde om indeksering, hvor AO havde inviteret en repræsentant for mormonkirken. Der blev på mødet den 27. april orienteret om mødet i marts. LAV fortalte i går, at der ikke siden marts 2007 har været nogen fremdrift i arbejdet fra mormonkirkens side.

På Utilis ligger der nu ca. 3.000 færdige indeks ud af ca. 15.000 mulige. Per Agerbæk lovede at skrive et notat, der beskriver, hvordan vi kan bruge de allerede udarbejdede indeks i det projekt, der ønskes etableret sammen med mormonerne (hvor hele idén er, at der indekseres helt ned på navne). Med de indeks vi allerede har lavet, har vi gjort en stor bid af det mormonerne plejer at starte med, nemlig at lave såkaldte "way-pointers", så det er lettere at finde rundt i kirkebogen.

LAV vil søge at etablere nyt møde med mormonerne, for at få sat yderligere skub i arbejdet.

Nyvalg: Brugerrådets første valgperiode er udløbet, og der vil blive etableret nyudpegning/nyvalg.

Der har i dag den 27. april 2007 været møde i AOs brugerråd. Her bringer jeg et par overskrifter, men det rigtige og officielle referat kommer senere fra AO.

Status:

Fejlrettelser
Per Agerbæks liste er rettet færdig; herunder er meget store dele af Frederiksborg Amt scannet om på grundlag af de originale kirkebøger og lagt på. Det betyder, at fsva. kirkebøgerne er det sådan, at man mener, at samtlige kendte fejl er rettede. Er det stadig ikke til at læse, skyldes det, at originalen simpelthen er så dårlig, at det ikke kan blive bedre.

Lars Jørgen Helbos liste arbejdes der med, og der er en medarbejder allokeret på fuld tid til denne opgave.

AO telefonlinien
Telefonlinien må anses som en succes. Det skønnes, at 99 pct. af opkaldene drejer sig om, at brugeren ikke kan logge på. Telefonservicen betyder bla. at de involverede medarbejdere, koncentreret kan passe de øvrige opgaver resten af dagen.

Kirkebøger 1892 til ca. 1925:
Selve digitaliseringen med scanning i gråtoner er afsluttet. Der forestår et stort arbejde med databasen, før vi som brugere kan se kirkebøgerne. Allerede i 2007 tager man hul på at udlægge disse nyere kirkebøger. Det overvejes pt. hvor man skal starte... alle savner alt, men det kunne være fornuftigt at starte med et herred og gøre det færdigt.

Folketællingen 1890
FT 1890 er på vej på nettet! Det skønnes, at den vil være tilgængelig for brugerne inden for ca. 3-4 måneder.

Problemer med at se siderne
Der er ind imellem brugere, der oplever problemer med at se siderne, eller oplever, at det tager urimeligt lang tid (5-10 min.)fra man klikker på linket til LAViewer rent faktisk viser en side fra en kirkebog/folketælling.

AO vil nu lave en stribe links til de steder på nettet, hvor man kan se løsningen på disse problemer. Som brugerråd påtog vi os den opgave at hjælpe med at finde disse links. Bidrag modtages gerne! Hertil kommer, at jeg har lovet, at sende AO de 'tricks' jeg giver mine brugere i Udenrigsministeriet, når de har problemer med cache og cookies.

Indeksering
Per Agerbæk og jeg deltog i marts i et møde om indeksering, hvor AO havde inviteret en repræsentant for mormonkirken. Der blev på mødet i dag orienteret om mødet i marts. Når Per og jeg blev inviteret skyldes det, at vi i forening har udarbejdet et notat/forslag om indeksering. Vi forstillede os noget i retning af "Her er fødte drenge/mænd 1822-25" og for store sogne "Her er fødte drenge marts 1822". På mødet i marts lærte vi, at det kalder mormonerne 'Waypointers' = Vejvisere. Men projekts idé er videre "vi indekserer - med kvalitetskontrol (2 skal være enige ellers beslutter en ''overdommer')- så langt ned, at en søgning på person, vil kunne bringe os direkte til kirkebogen".

Men altså: I marts drøftede vi med en repræsentant fra mormonkirken, hvordan et dansk projekt kunne lægges tilrette. Der er ikke truffet den ringste beslutning, da man ikke har hørt fra mormonerne, og da beslutningskompetencen ligger hos SAs ledelse.

Personligt ser jeg dette som et gennembrud. Og jeg tror på, at vi - hvis det hele lægges fornuftigt tilrette - vil kunne have indekseret samtlige kirkebøger i Danmark på et par år, fordi der er så mange, der så gerne gør et sykke frivilligt arbejde.

Eventuelt:
1. Jeg forslog, at de centrale side om brugeroprettelse blev oversat til engelsk.
2. Jeg orienterede om min egen eventuelle inhabilitet/dobbeltrolle fremover. Jeg er valgt til Brugerrådet af Arkivalier Onlines brugere - men samtidig er jeg i lørdags valgt ind i DIS' bestyrelse. Jeg ønsker ikke, at nogen på noget tidspunkt vil drage min rolle i tvivl, derfor tog jeg det op i dag, og jeg har også bedt om at få det dagsordenssat på det allerførstkommende møde i DIS-Danmarks bestyrelse.

Jeg plejer at give en kort orientering om brugerrådsmødet forud for det officielle referat, således også denne gang. Jeg vil gerne understrege, at nedenstående blot er mine egne kratterier fra mødet, og at det er LAV, der udsender det rigtige møderaferat, som vil kunne ses på AO-siden.

Vi holdt endnu engang et godt og konstruktivt møde, denne gang den 11. oktober. De vigtigste konklusioner er:

En stor del af FT 1890 filmes om.
Det skyldes, at kvaliteten af den oprindelige filming er for ringe til at lægge ud på nettet. Send specifikke problemer via AO-siden. Saml det i "klumper", altså ikke én side ad gangen, men fx. Nygaard Skoledistrikt, Højby Sogn, Ods Herred, Holbæk Amt.

Per Agerbæks liste:
Det turde være de fleste bekendt, at Per Agerbæk har samlet en liste af problemfyldte sider på AO. LAV har taget meget positivt mod listen og arbejder med at rette alle disse åbenlyse problemer. Det stod slet ikke til diskussion, at disse side var problematiske! Alle var enige, det skal gøres bedre, og det bliver det! LAV lovede at alle fejl på Pers liste (som den ser ud nu) er rettet inden udgangen af november. I dette er inkluderet, at scanninger, der oprindeligt er for ringe, laves om. Det gælder i særlig grad Frederiksborg Amt. Jeg ytrede, at jeg ikke finder det unaturligt, at der bla. 5½ mio. udlagte sider er en række fejl. Det vigtige er, at fejlene rettes hurtigst muligt. Og det sker inden udgangen af november 2006.

Hvordan foregår kvalitetskontrollen?
Kvalitetskontrollen foregår ved, at hver eneste side læses af "et rigtigt menneske". Der er p.t. mellem 4 og 6 medarbejdere fuldtidsbeskæftigede med denne opgave.

Hvad er færdigt inden udgangen af november 2006?
Inden udgangen af november er kendte fejl rettet - incl. de forkerte "indholdsfortegnelser".

1892-ca.1925
Inden udgangen af 2008 udlægges kirkebøger for perioden, Scanningen vil være i gråtoner.

Som værende den repræsentant i brugerrådet, der er udpeget via hjemmesiden, vil jeg gerne ganske kort nævne hovedpunkter fra det 2. gode møde i AOs brugerråd. Jeg har set, JVO har skrevet i en anden tråd, men jeg har altså valgt at oprette en tråd selv for ikke at "drukne".

LAV udformer - i lighed med sidst - det rigtige referat - og følgende er bare mine egne "kratterier":

1) Inden 1. oktober 2006 findes alle kirkebøger frem til 1892 samt folketællinger til og med 1880 på AO. Det er en meget glædelig melding.

2) Arkivalierne gøres tilgængelige på en måde, så der i forløbet opnås en spredning mellen de forskellige landsarkivers geografiske områder.

3) I løbet af 2008 vil AO tillige rumme kirkebøger 1892 til ca. 1925 samt folketællingerne 1890, 1906, 1921 samt 1925.

4) LAV udformer - som mange andre offentlige myndigheder - en servicedeklaration. Af denne servicedeklaration vil det fremgå, hvad man kan forvente på AO og hvad man ikke kan forvente på AO. Der vil være en ultrakort vejledning til brugen, der vil være et afsnit om systemkrav (altså hvad skal PC'en være forsynet med, for at AO kan køre hos brugeren), hvad koster det (let svar - det er jo gratis) og endelig vil der være et afsnit om, hvad man gør, hvis man finder en fejl. Landsarkivar Chr. R. Jansen spurgte Brugerrådet, om der ville være interesse for at se udkast til servicedeklaration, når det foreligger og betonede, at LAV ville være glade for input. Dette nikkede Brugerrådet naturligvis til.

5) Maya Rasmussen havde sendt en mail den 6. april 2006 kl 03:44, der blev sat på dagsordenen. Maya Rasmussen havde opsummeret erfaringerne ved AOs driftsstart ved den nye server på RA og den nye viewer.
5.1. Ingen problemer med at komme på - Herligt.
5.2. Visse kirkebøger vises med gul og bliver derefter sorte - Skyldes at filer har manglet (Maribo og Frederiksberg). Er rettet op.
5.3. Mailformular virker ikke - Er rettet op.
5.4. Scrollbar/pil-taster/hængende eller dobbelte bogstaver - det er uklart hvad det kan skyldes, muligvis manglende opdatering af skærmdriver hos bruger, men løsningen ligger ikke lige for. Per Agerbæk undersøger sagen. Men har du problemet, kan det anbefales at gå til din skærmproducents hjemmeside og opdatere din skærmdriver (det kan under ingen omstændigheder skade)
5.5 Ros - Tak

Det første møde i Arkivalieronlines Brugerråd fandt sted i fredags den 28. oktober. Dette er blot en kort orientering i overskriftsform. Der kommer et officielt referat fra Landsarkivaren i løbet af kort tid (det skal lige skrives og sendes rundt til godkendelse blandt mødedeltagerne). Det bliver tilgængeligt på Arkivalieronlines hjemmeside.

Det var et meget positivt møde med informationer om:
1) hvornår processen med digitalisering af ca. 5,5 mio sider er færdig (formentlig den kommende uge)
2) hvorledes kvalitetskontrollen finder sted (stort set manuelt)
3) hvornår alle de hidtil digitaliserede kilder nævnt under 1) vil være tilgængelige på Arkivalieronline (etapevist og inden udgangen af 2006)
4) at der er truffet beslutning om digitalisering af kirkebøger op til ca. 1925, men at der ikke foreligger en beslutning om, hvornår også disse kirkebøger kan være tilgængelige på Arkivalieronline
5) Det blev tillige drøftet i hvilket omfang Arkivalieronline kan varetaget informationsopgaver inden for de givne økonomiske rammer.

En tid lang er der ikke tilgået Arkivalieronline nye kilder. Det skyldes, at man har afventet flytningen af server til Rigsarkivet fra Landsarkivet i Viborg.

Som sagt: dette er udelukkende overskrifter. Det rigtige referat følger.